पतों की फ़ाइलें और डाक द्वारा प्रचार (मेलिंग): RGPD क्या कहता है

नियमों की जानकारी-पत्रिका, 2 नवंबर 2026 को अद्यतन। सामान्य जानकारी, क़ानूनी सलाह नहीं: क़ानूनी पाठ बदलते रहते हैं, उन्हें मूल स्रोत पर जाँचें।

संक्षेप में

• मेलिंग भेजने वाला ग्राहक डेटा नियंत्रक है: विधिक आधार रखना, प्राप्तकर्ताओं को सूचित करना और आपत्तियों का प्रबंधन करना उसी की ज़िम्मेदारी है।
• जो प्रिंटर या मेलिंग सेवा-प्रदाता पत्र छापने और भेजने के लिए फ़ाइल प्राप्त करता है, वह सिद्धांततः डेटा प्रोसेसर के रूप में काम करता है: वह पतों का प्रसंस्करण केवल ग्राहक के निर्देश पर करता है।
• इस प्रसंस्करण को RGPD (GDPR, यूरोपीय संघ का सामान्य डेटा संरक्षण विनियम) के अनुच्छेद 28 के अनुरूप एक लिखित अनुबंध द्वारा नियंत्रित किया जाना चाहिए।
• डाक द्वारा व्यावसायिक प्रचार के लिए CNIL (फ़्रांस का डेटा संरक्षण प्राधिकरण) वैध हित को विधिक आधार के रूप में स्वीकार करता है, बशर्ते लोगों को सूचित किया गया हो और वे आसानी से और निःशुल्क आपत्ति कर सकें।

1. कौन किसके लिए ज़िम्मेदार है?

• डेटा नियंत्रक (RGPD, अनुच्छेद 4, 7)): वह संस्था जो प्रसंस्करण के उद्देश्य और साधन तय करती है, यहाँ वह ग्राहक जो पत्र भेजने का निर्णय लेता है और फ़ाइल देता (या किराये पर लेता) है।
• डेटा प्रोसेसर (RGPD, अनुच्छेद 4, 8)): वह संस्था जो नियंत्रक की ओर से डेटा का प्रसंस्करण करती है, यहाँ वह प्रिंटर या मेलिंग सेवा-प्रदाता जो पत्रों को व्यक्तिगत बनाता है, लिफ़ाफ़ों में रखता है और डाक में डालता है।
• यदि प्रिंटर फ़ाइल का अपने लिए दोबारा उपयोग करता है (प्रचार, पुनर्विक्रय), तो वह डेटा प्रोसेसर की अपनी भूमिका से बाहर हो जाता है और इस नए उपयोग के लिए डेटा नियंत्रक बन जाता है (RGPD, अनुच्छेद 28, पैराग्राफ़ 10)।

स्रोत: https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4

CNIL एक बहुत मिलता-जुलता उदाहरण देता है: जो कंपनी अन्य कंपनियों की ग्राहक फ़ाइलों से व्यावसायिक प्रचार के पत्र भेजती है, वह उनकी डेटा प्रोसेसर है, क्योंकि वह भेजने के लिए आवश्यक डेटा का प्रसंस्करण उनकी ओर से और उनके निर्देशों पर करती है; अपने कर्मचारियों और अपने ग्राहकों के प्रबंधन के लिए वह डेटा नियंत्रक बनी रहती है (CNIL, Guide du sous-traitant (डेटा प्रोसेसर मार्गदर्शिका), सितंबर 2017 संस्करण, बॉक्स “Exemple de qualification de sous-traitant et de responsable de traitement” (डेटा प्रोसेसर और डेटा नियंत्रक की पहचान का उदाहरण))। स्रोत: https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/rgpd-guide_sous-traitant-cnil.pdf

2. मेलिंग का विधिक आधार (ग्राहक की ओर से)

• RGPD, अनुच्छेद 6, 1, f): वैध हित। CNIL बताता है कि डाक द्वारा विज्ञापन संभव है यदि, पता एकत्र करते समय, व्यक्ति को प्रचार के उद्देश्य से उपयोग के बारे में सूचित किया गया हो और वह आसानी से और निःशुल्क उस पर आपत्ति कर सका हो (उदाहरण के लिए, एक चेकबॉक्स)। स्रोत: https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-commerciale-par-courrier-postal
• हर पत्र से भेजने वाली संस्था की पहचान होनी चाहिए और नए अनुरोध प्राप्त न करने की इच्छा आसानी से व्यक्त की जा सकनी चाहिए (वही स्रोत)।
• आपत्ति का अधिकार (RGPD, अनुच्छेद 21, पैराग्राफ़ 2 और 3): प्रचार के मामले में यह पूर्ण है, कोई कारण बताने की ज़रूरत नहीं। CNIL एक बहिष्करण सूची (liste repoussoir) रखने और आपत्तियों को कम से कम 3 वर्ष तक सुरक्षित रखने की सलाह देता है। स्रोत: https://www.cnil.fr/fr/comment-utiliser-une-liste-repoussoir-pour-respecter-lopposition-la-prospection
• किराये पर ली गई या ख़रीदी गई फ़ाइलें: डाक प्रचार के लिए साझेदारों को डेटा देना देने वाले के वैध हित पर आधारित हो सकता है, यदि लोगों को डेटा एकत्र करते समय और किसी भी समय सूचित किया गया हो और वे इस हस्तांतरण से इनकार कर सके हों। स्रोत: https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-b-to-c-quelles-regles-pour-transmettre-des-donnees-des-partenaires
• संरक्षण अवधि (व्यावसायिक प्रबंधन पर CNIL का संदर्भ-ढाँचा): किसी संभावित ग्राहक के लिए, डेटा एकत्र करने या उसकी ओर से अंतिम संपर्क से 3 वर्ष। स्रोत: https://www.cnil.fr/fr/questions-reponses-sur-les-referentiels-relatifs-la-gestion-des-activites-commerciales-et-des

ध्यान दें: ये नियम काग़ज़ी डाक पर लागू होते हैं। ईमेल या SMS द्वारा प्रचार पर अन्य नियम लागू होते हैं (व्यक्तियों के लिए पूर्व सहमति, Code des postes et des communications électroniques (फ़्रांसीसी डाक और इलेक्ट्रॉनिक संचार संहिता), अनुच्छेद L. 34-5)।

3. प्राप्तकर्ताओं को सूचना

• व्यक्ति से सीधे एकत्र किया गया डेटा: RGPD, अनुच्छेद 13।
• अन्य तरीक़े से प्राप्त डेटा (किराये की, ख़रीदी गई, साझेदार की फ़ाइल): RGPD, अनुच्छेद 14; जब डेटा का उपयोग व्यक्ति से संपर्क के लिए होता है तो सूचना अधिकतम व्यक्ति के साथ पहले संचार के समय दी जाती है (अनुच्छेद 14, पैराग्राफ़ 3, b))।
• CNIL सूचना का एक नमूना पाठ प्रकाशित करता है: https://www.cnil.fr/fr/exemple-dinformation-de-prospects-prospection-commerciale-par-voie-postale

आवश्यक सामग्री: नियंत्रक की पहचान, उद्देश्य, विधिक आधार (और अपनाया गया वैध हित), प्राप्तकर्ता, संरक्षण अवधि, अधिकार (पहुँच, सुधार, आपत्ति), CNIL के पास शिकायत का अधिकार, और अनुच्छेद 14 के लिए, डेटा का स्रोत।

4. डेटा प्रोसेसर अनुबंध (RGPD का अनुच्छेद 28)

RGPD, अनुच्छेद 28, पैराग्राफ़ 3: डेटा प्रोसेसर द्वारा प्रसंस्करण एक अनुबंध द्वारा नियंत्रित होता है (लिखित, इलेक्ट्रॉनिक रूप सहित — पैराग्राफ़ 9) जो प्रसंस्करण का विषय, अवधि, प्रकृति और उद्देश्य, डेटा का प्रकार, संबंधित व्यक्तियों की श्रेणियाँ और नियंत्रक के अधिकार और दायित्व परिभाषित करता है। इसमें विशेष रूप से प्रावधान होता है कि डेटा प्रोसेसर:

• a) डेटा का प्रसंस्करण नियंत्रक के केवल प्रलेखित निर्देश पर करता है;
• b) डेटा का प्रसंस्करण करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की गोपनीयता सुनिश्चित करता है;
• c) अनुच्छेद 32 के सुरक्षा उपाय करता है;
• d) किसी अन्य डेटा प्रोसेसर (फ़िनिशिंग करने वाला, मेलिंग सेवा-प्रदाता…) की सेवा केवल नियंत्रक की लिखित अनुमति से लेता है, उस पर वही दायित्व लागू करते हुए (पैराग्राफ़ 2 और 4);
• e) अधिकारों के प्रयोग के अनुरोधों का उत्तर देने में नियंत्रक की सहायता करता है;
• f) सुरक्षा, उल्लंघनों की सूचना और प्रभाव विश्लेषण के दायित्वों के पालन में नियंत्रक की सहायता करता है;
• g) सेवा के अंत में, नियंत्रक की पसंद के अनुसार, डेटा हटाता या लौटाता है;
• h) इन दायित्वों के पालन को प्रदर्शित करने के लिए आवश्यक जानकारी उपलब्ध कराता है और ऑडिट की अनुमति देता है।

यदि डेटा प्रोसेसर को लगता है कि कोई निर्देश RGPD का उल्लंघन है, तो वह तुरंत नियंत्रक को सूचित करता है (अनुच्छेद 28, पैराग्राफ़ 3, अंतिम अनुच्छेदांश)।

नमूने: CNIL यूरोपीय आयोग द्वारा 4 जून 2021 को अपनाए गए मानक अनुबंध खंडों (कार्यान्वयन निर्णय (UE) 2021/915 (décision d'exécution (UE) 2021/915)) का हवाला देता है; उसकी डेटा प्रोसेसर मार्गदर्शिका (2017) भी खंडों के उदाहरण देती है। स्रोत: https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/rgpd-guide_sous-traitant-cnil.pdf और https://www.cnil.fr/fr/securite-gerer-la-sous-traitance CNIL का पृष्ठ “Travailler avec un sous-traitant” (डेटा प्रोसेसर के साथ काम करना) (https://www.cnil.fr/fr/sous-traitant), 1 नवंबर 2026 को देखा गया, अब भी मार्गदर्शिका का सितंबर 2017 संस्करण ही देता है; वह बताता है कि अनुबंध पूरी तरह या आंशिक रूप से मानक अनुबंध खंडों पर आधारित हो सकता है और CNIL के पृष्ठ “Clauses contractuelles types entre responsable de traitement et sous-traitant” (डेटा नियंत्रक और डेटा प्रोसेसर के बीच मानक अनुबंध खंड) का हवाला देता है: https://www.cnil.fr/fr/clauses-contractuelles-types-entre-responsable-de-traitement-et-sous-traitant

5. प्रिंटर / मेलिंग सेवा-प्रदाता के अपने दायित्व

• अपने ग्राहकों की ओर से किए गए प्रसंस्करण की श्रेणियों का एक रजिस्टर रखना (RGPD, अनुच्छेद 30, पैराग्राफ़ 2)।
• फ़ाइल की सुरक्षा सुनिश्चित करना: एन्क्रिप्टेड हस्तांतरण, सीमित पहुँच, सेवा के अंत में मिटाना (अनुच्छेद 32; CNIL मार्गदर्शिका “Gérer la sous-traitance”, डेटा प्रोसेसिंग का प्रबंधन)।
• किसी भी डेटा उल्लंघन की जानकारी मिलने के बाद यथाशीघ्र ग्राहक को सूचित करना (अनुच्छेद 33, पैराग्राफ़ 2)।
• सेवा के बाद फ़ाइल न रखना और न उसका दोबारा उपयोग करना, जब तक कि अन्यथा निर्देश या क़ानूनी दायित्व न हो।

6. दंड

उल्लंघनों के अनुसार 2 करोड़ यूरो या वैश्विक वार्षिक कारोबार के 4 % तक के प्रशासनिक जुर्माने (RGPD, अनुच्छेद 83); डेटा प्रोसेसर को उसके अपने उल्लंघनों के लिए दंडित किया जा सकता है।

प्रिंटर के लिए: जाँच सूची

1. फ़ाइल प्राप्त करने से पहले अनुच्छेद 28 का अनुबंध या संशोधन-पत्र हस्ताक्षरित।
2. फ़ाइल सुरक्षित माध्यम से प्राप्त, सीमित पहुँच वाले स्थान में संग्रहीत।
3. उपयोग ऑर्डर तक सीमित (कोई दोबारा उपयोग नहीं, कोई प्रति नहीं)।
4. डेटा प्रोसेसर (मेलिंग सेवा-प्रदाता, फ़िनिशिंग करने वाला) ग्राहक द्वारा लिखित रूप से अधिकृत।
5. अंत में फ़ाइल का विलोपन (या वापसी), रिकॉर्ड के साथ।
6. “डेटा प्रोसेसर” प्रसंस्करण रजिस्टर अद्यतन।

मुख्य स्रोत

• RGPD (विनियम (UE) 2016/679 (règlement (UE) 2016/679)), अध्याय IV, अनुच्छेद 24 से 43: https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4
• CNIL, डाक द्वारा व्यावसायिक प्रचार: https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-commerciale-par-courrier-postal
• CNIL, साझेदारों को डेटा का हस्तांतरण: https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-b-to-c-quelles-regles-pour-transmettre-des-donnees-des-partenaires
• CNIL, बहिष्करण सूची: https://www.cnil.fr/fr/comment-utiliser-une-liste-repoussoir-pour-respecter-lopposition-la-prospection
• CNIL, डेटा प्रोसेसर मार्गदर्शिका: https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/rgpd-guide_sous-traitant-cnil.pdf
• CNIL, सुरक्षा: डेटा प्रोसेसिंग का प्रबंधन: https://www.cnil.fr/fr/securite-gerer-la-sous-traitance
• CNIL, डेटा प्रोसेसर के साथ काम करना: https://www.cnil.fr/fr/sous-traitant

सामान्य जानकारी, क़ानूनी सलाह नहीं। 1 नवंबर 2026 को लिखा गया।

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